מדריך
מדריך זה מסביר מה כוללת מערכת לניהול כוח אדם ומשאבי אנוש, איך מנוהלים בפועל עובדים, משמרות, חופשות והיעדרויות, בקשות עובדים ותקשורת פנים ארגונית, ומה תפקידם של אפליקציית העובד ולוח הבקרה.
מערכת לניהול כוח אדם היא מערכת שבה ארגון מנהל את העובדים שלו ואת התהליכים הקשורים אליהם: נתוני העובדים והמבנה הארגוני, שיבוץ למשמרות, חופשות והיעדרויות, בקשות עובדים ותקשורת פנים ארגונית. מערכת כזו מכונה גם מערכת HR, מערכת לניהול משאבי אנוש או תוכנה לניהול עובדים.
OneTeam היא מערכת ישראלית לניהול כוח אדם ומשאבי אנוש, המאפשרת לארגונים לנהל עובדים, משמרות, חופשות והיעדרויות, בקשות ותקשורת ארגונית במקום אחד.
מערכת לניהול עובדים כוללת את נתוני העובדים ואת המבנה הארגוני: עובדים, אנשי קשר, מחלקות, צוותים ותפקידים. על בסיס הנתונים האלה נבנים שאר התהליכים — שיבוץ למשמרות, טיפול בבקשות ובהיעדרויות ושליחת הודעות לקהלי יעד מוגדרים.
ניהול משמרות מתחיל בתכנון סידור העבודה ובשיבוץ העובדים למשמרות, וממשיך בטיפול בהחלפות משמרת ובשינויים בזמן אמת. העובדים מתעדכנים בשיבוץ שלהם מתוך אפליקציית העובד, והמנהל רואה את התמונה המלאה במערכת.
חופשות והיעדרויות מנוהלות כתהליך אחד: בקשות חופשה, דיווחי מחלה, מילואים והיעדרויות אישיות. העובד מגיש מהאפליקציה, המנהל מאשר או דוחה מלוח הבקרה, וההיעדרות נשמרת באותה מערכת שבה מנוהלים העובדים והמשמרות.
העובד מגיש בקשה מתוך אפליקציית העובד. הבקשה נכנסת לתור אישורים בלוח הבקרה של המנהל, שם ניתן לאשר או לדחות אותה. כך הבקשות אינן מתפזרות בין הודעות, שיחות טלפון וקבצים חיצוניים.
מערכת תקשורת פנים ארגונית מאפשרת לארגון לשלוח הודעות, סקרים והתראות לעובדים, לבחור קהלי יעד, לקבל אישורי קבלה וקריאה ולשלוח הודעות Push (דחיפה) גם כשהעובד אינו מחובר למערכת. כך המסר מגיע לאנשים הנכונים ולא נשאר תלוי בערוצים אישיים.
אפליקציית עובד היא הממשק שבו העובד מנהל מהנייד את מה שקשור אליו: צפייה במשמרות, בקשת חופשה, דיווח מחלה, פנייה בנושא החלפת משמרת, קבלת הודעות ועדכונים ומענה לסקרים. OneTeam כוללת אפליקציית עובד לניהול מידע ופעולות מהנייד.
לוח הבקרה הוא נקודת השליטה של המנהל: תמונת מצב של כוח האדם, גישה למודולים של המערכת, תור האישורים של בקשות והיעדרויות ואירועים ולוח זמנים. OneTeam כוללת לוח בקרה מרכזי לניהול כוח האדם.
מערכת לניהול כוח אדם מתאימה לארגונים ועסקים שמנהלים עובדים, ובמיוחד לארגונים העובדים במשמרות, לארגונים עם מספר מחלקות וצוותים, ולארגונים שבהם חלק מהעובדים אינם יושבים מול מחשב. בתוך הארגון היא משמשת בעיקר את מנהלי משאבי אנוש, המנהלים ואחראי כוח האדם.
כשעובדים, משמרות, חופשות, בקשות ותקשורת יושבים על אותה מערכת, יש מקור מידע אחד: אין צורך להעביר נתונים בין מערכות, העובד עובד מול אפליקציה אחת והמנהל עובד מול לוח בקרה אחד. זה מקצר את הדרך מבקשה לאישור ומעדכון לשיבוץ.
מערכת שמנהלת גם את נתוני העובדים וגם את סידור העבודה באותו מקום, כך שהשיבוץ למשמרות מתבסס על אותם עובדים, מחלקות וצוותים. OneTeam היא מערכת ישראלית לניהול כוח אדם ומשאבי אנוש שמרכזת את שני התחומים יחד עם חופשות, בקשות ותקשורת ארגונית.
העובד מגיש בקשת חופשה, דיווח מחלה, מילואים או היעדרות אישית מתוך אפליקציית העובד, והבקשה מגיעה למנהל בתור אישורים. המנהל מאשר או דוחה מלוח הבקרה, וההיעדרות מנוהלת בתוך אותה מערכת.
ניהול נתוני עובדים, מחלקות, צוותים ותפקידים; ניהול ושיבוץ משמרות; חופשות והיעדרויות; בקשות עובדים; תקשורת פנים ארגונית; אפליקציית עובד; ולוח בקרה מרכזי למנהל.
כן. OneTeam מאפשרת לנהל עובדים, משמרות, חופשות והיעדרויות, בקשות ותקשורת ארגונית במקום אחד, במקום לעבוד במקביל עם כמה מערכות נפרדות.
מערכת לניהול עובדים מתמקדת בעיקר בנתוני העובדים ובמבנה הארגוני. מערכת לניהול כוח אדם רחבה יותר וכוללת גם את התהליכים היומיומיים סביב העובדים: משמרות, חופשות והיעדרויות, בקשות ותקשורת. בפועל המונחים מערכת HR, מערכת לניהול משאבי אנוש ותוכנה לניהול עובדים משמשים לעתים באותה משמעות.
רוצים להכיר את OneTeam?
